קופה ממוחשבת
במוסד ציבורי נרכשה קופה ממוחשבת במסגרת פרויקט המחשוב.
תנועות הקופה נרשמות בקובץ תנועות, ובסיום היום מתבצע עדכון קובץ אב.
המערכת מחוברת להנהלת החשבונות של המוסד הציבורי ומבצעת שם פקודות יומן.
אלו דגשים יש לבחון בעת ביצוע ביקורת על הקופה ?
תשובה
מטרתה העיקרית של הקופה הממוחשבת, הינה קליטת תקבולים וריכוזם.
יש להקפיד על כך שלא תהיה אפשרות למחוק רשומות בקובץ התנועות, ורק העדכון
יוכל למחוק (עדיפה מחיקה לוגית) את הרשומה.
יש לוודא שהקופה עונה על הנדרש בהוראות ניהול ספרים, בין היתר:
יש לוודא שקיים מנגנון שחזור אוטומטי למקרה של נפילת מתח.
יש לבצע ספירת קופה.
יש להשוות את תאריכי ההמחאות שנתקבלו לתאריכים הרשומים בקבלות.
יש לוודא שהתאריך והשעה בקופה נכונים.
לאחר ביצוע עדכון, יש להפיק כרטיסי חשבון המתיחסים לקופה ולתקציבים
השונים, ולהשוותם לדוחות המופקים מקובץ הקופה (או הקבלות) במיון
הפריטים שנרכשו.
יש לנתק את הקופה ממקור מתח כדי לבחון את תגובתה.
אם הקופה מחוברת ברשת תקשורת מקומית או למחשב מחלקתי, יש לנתק
את חיבוריה ולבחון את תגובתה.
יש להקפיד על היכולת לעקוב אחר תקבול ממועד קבלתו, קיומו הפיסי בקופה,
קיום קבלה (הן נייר והן רשומה בקובץ קבלות) בגינו,
קיום תנועה בקובץ התנועות, קיום התקבול בהנהלת החשבונות בחשבון הקופה
ובסעיפים התקציביים המתייחסים אליו.