בקורת ענ"א - הפרדת תפקידים

במפעל בו שני מנהלי חשבונות (בכיר וזוטר), משתמשים במחשב אישי ובתוכנת מדף להנהח"ש. האם יש משמעות להפרדת תפקידים במצב המתואר? אם כן, כיצד ניתן לבצע זאת?

תשובה

הפרדת תפקידים הינה אחת הבקרות החשובות למניעת, לגילוי ולתיקון טעויות, השמטות ואפילו מעילות.
בקרה זו חשובה גם בארגון קטן.
הפרדת תפקידים מבוססת על התפישה של הפרדת מטלות, כך שמספר אנשים יבצעו מספר מטלות, ולא שאדם אחד יבצע מטלה אחת; עבודת האחד מאומתת על ידי האחר. להבטחת הפרדת התפקידים, יש לקבוע תחומי פעילות של מנהלי החשבונות.
בין הפעולות, שיש להטיל על כל אחד ממנהלי החשבונות, תוך הקפדה על על הפרדת מטלות , יצוינו:
>> רישום על גבי כל מסמך אלו חשבונות יחויבו ואלו יזוכו
>>הקלדת פקודות היומן למחשב
>>בדיקת ההקלדה (בדיקת שלמות ובדיקת סבירות)
>>הפקת דוחות
>>ביצוע גיבויים ותחזוקה בקובצי המחשב
>>ביצוע התאמת בנקים, ובדיקת קופה
>>ביצוע התאמת ספקים
>>ביצוע התאמת לקוחות
>>בדיקת מלאים