ועדות מכרזים ורכש

בחברה קיימות וועדות מכרזים ורכש, לאישור התקשרות מעל סכומים מסויימים.

האם מקובל כי מנכ"ל יהיה יו"ר ועדות אלה?
האם מקובל כי חבר דירקטוריון יהיה חבר בועדות אלה?
האם רצוי שחבר ועדות אלה, שהוא ראש יחידה תפעולית, ישתתף בישיבות בהן דנים בהזמנות הקשורות ביחידה תפעולית זו?
האם מקובל, כי כל חברי הועדה מאשרים בחתימותיהם את פרוטוקול ישיבתה, או שמא רק יו"ר הועדה?

תשובה

ראשית יודגש, כי התשובה מתייחסת לועדות תפעוליות ולא לועדות של הדירקטוריון.
ועדות אלה משמשות בדרך-כלל למספר תפקידים ובהם:

• בדיקה שהזמנות הרכש נעשו משיקולים כלכליים טהורים של החברה;
• אמצעי מרתיע מפני עסקאות לא כשרות של היחידה הרוכשת והספקים;
• פתיחת מעטפות מכרזים שנמסרו על ידי ספקים.

ועדות אלה מורכבות בדרך-כלל מהבאים:

• נציג היועץ המשפטי של החברה - בוחן בעיקר היבטים משפטיים ופרוצדורליים
• נציג מנהל הכספים - בוחן בעיקר יכולת מימון ואישור תקציבי
• נציג חטיבת ההנדסה/ייצור - בוחן צורך הרכישה, ומוודא שאין רכישות חופפות על-ידי מספר מחלקות

יודגש, שנציג חטיבת ההנדסה/ייצור אינו שייך ליחידה התפעולית המזמינה את הרכש. נציג היועץ המשפטי הוא יו"ר הועדה, וישיבותיה נערכות במשרדו.
יש חברות קטנות בהן המנכ"ל הוא מתחום ההנדסה/ייצור, ובהן הוא משתתף בישיבות במקום נציג חטיבת ההנדסה/ייצור.
ישנם מצבים בהם הדירקטוריון מחליט, כי לצורך רכישה מסוימת (מוצר מסוים או היקף כספי מיוחד) יהיה נוכח בישיבה חבר דירקטוריון, וזאת כדי לראות את תהליך העבודה של הועדה, ולדווח לדירקטוריון. מובן שהדירקטוריון יכול להחליט אחרת.
לא מקובל שנציג היחידה המזמינה יהיה נוכח בישיבה, אולם נהוג שהוא יהיה זמין (לפחות טלפונית) כדי שניתן יהיה לשאול אותו שאלות הבהרה.

להלן נוהל לטיפול בפרוטוקול:

1. בישיבת הועדה ממלא היו"ר את כל הפרטים הרלוונטיים מתוך החומר, שנשלח על ידי הספקים, בטבלת השוואה המשמשת לקבלת ההחלטה;
2. כל הניירות של הספקים מסומנים כך שלאחר מכן ניתן יהיה לזהות אם הם שונו (טוש זוהר "מרקר" על כל הנתונים;
3. הטבלה מסומנת כך שניתן יהיה לזהות אם שונו הפרטים שבה;
4. כל חברי הועדה חותמים על גבי הטבלה שהכין היו"ר;
5. היחידה המזמינה מקבלת מיידית הודעה על תוצאות הישיבה;
6. פרוטוקול הועדה עובר להדפסה;
7. בישיבה שלאחר מכן מאשרים את הפרוטוקול המודפס בהסתמך על הפרוטוקול הידני הטבלה המסומנת;
8. הפרוטוקול המודפס והמאושר נחתם על ידי יו"ר הועדה.